Workshop là gì? Các bước để tổ chức một workshop thành công

Chắn hẳn bạn đã từng nghe nói rất nhiều đến thuật ngữ workshop, nhưng thực chất workshop là gì thì có lẽ nhiều bạn chưa biết. Vậy khái niệm workshop là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây bạn nhé!

Workshop là gì?

Workshop là khái niệm dùng để chỉ một (hoặc một chuỗi) các buổi trao đổi kiến thức, phương pháp, kỹ năng của một lĩnh vực nào đó. Tùy theo chủ đề của workshop mà các diễn giả (người chịu trách nhiệm nội dung, trực tiếp nói trong workshop) sẽ lựa chọn nội dung phù hợp với đối tượng khách mời tham gia. 

Các hình thức workshop phổ biến hiện nay là workshop chia sẻ kiến thức, workshop thiên về thực hành, workshop với mục đích marketing giới thiệu sản phẩm. Vậy nên, không khó để nhìn thấy các bài post giới thiệu workshop với đầy đủ các ngành nghề như giáo dục, công nghệ thông tin, kinh doanh, y tế, marketing, giải trí...

Thông thường, mỗi buổi workshop sẽ thường kéo dài từ 2 đến 4 tiếng với 2 hoạt động chính là bài nói chuyện của chuyên gia, diễn giả khách mời và phần sau cùng là hỏi đáp. Ngày nay, workshop không chỉ dừng lại ở những buổi giao lưu, chia sẻ trực tiếp mà còn lan rộng ra hình thức tổ chức online bằng cách phát trực tiếp qua ứng dụng Zoom online hay trên fanpage facebook

Về số lượng khách mời trong 1 buổi workshop, tùy theo ngân sách tổ chức cũng như nguồn lực hiện có mà số lượng người tham dự sẽ có giới hạn khác nhau. Và không gian tổ chức có thể là không gian kín (trong phòng họp, trung tâm hội nghị, khách sạn…) hoặc không gian mở (tại công viên, trước sảnh tòa nhà….) Nhưng cần chỗ ngồi rộng rãi, thoải mái cho đủ số lượng khách mời dự kiến và để các thành viên trao đổi networking, teamwork….

Các bước để tổ chức một workshop thành công

Để tổ chức ra được 1 workshop thành công, bắt buộc người tổ chức phải rất nhiều bước làm khác nhau. Mỗi bước làm là những công việc nhỏ, đòi hỏi sự chuyên tâm, sát sao và tỉ mỉ. Dưới đây là các bước để tổ chức một workshop thành công mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Chuẩn bị cho workshop

Khi chuẩn bị workshop bạn cần thực hiện các bước như sau:

- Xác định mục tiêu của workshop và KPI cần phải đạt được sau workshop (Số lượng khách đăng ký, số lượt khách tham dự, số lượt khách để lại thông tin, số lượt khách mua hàng….)

- Các định các bên liên quan cần tham gia: bên tổ chức, âm thanh ánh sáng, bên địa điểm, bên khách mời….

- Xác định người điều phối workshop 

- Lên khung kế hoạch thời gian, địa điểm, khách mời cho buổi workshop

- Xác định phương thức để đo lường kết quả KPI đầu ra

- Lên kế hoạch làm việc cho bộ phận tổ chức sự kiện, bộ phận marketing phụ trách truyền thông thu hút người tham dự workshop. Đừng quên sử dụng chatbot để tiếp thị những người quan tâm tới workshop nhé

- Tìm kiếm địa điểm tổ chức workshop (nếu cần), chuẩn bị máy chiếu, bàn ghế, nước uống, tài liệu ghi chép (nếu cần) cho buổi workshop sắp diễn ra

- Gửi khung nội dung chương trình, thời gian, các kịch bản (nếu có) để người tham gia dự chuẩn bị và đưa ra các câu hỏi…trước và trong ngày diễn ra workshop

Bước 2: Xác định vai trò của từng đối tượng

Để tổ chức 1 workshop thành công viên mãn, vượt xa kế hoạch KPI dự kiến thì bạn cần xác định rõ công việc và trách nhiệm của từng đối tượng đóng vai trò là người tổ chức workshop:

- Nhà tài trợ: là người người hậu thuẫn thời gian, tiền bạc, nguồn lực cho workshop.

- Người điều phối: là người điều hướng cho workshop, giới thiệu các mục tiêu và khung thời gian diễn ra của buổi workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả theo KPI đã đề ra.

- Người quản lý thời gian: Là người theo dõi thời gian dành cho các hạng mục, báo diễn giả sắp hết thời gian theo agenda của workshop.

- Người tham dự: bao gồm diễn giả khách mời, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên check-in...

Bước 3: Tổ chức workshop

Nhân viên tổ chức sự kiện cùng đội ngũ marketing sẽ là những người chịu trách nhiệm công việc tìm kiếm khách, mời khách và nhắc khách tham dự sự kiện theo đúng thời gian và địa điểm trong kế hoạch. Khi khách đến, nhân viên sẽ check-in và sắp xếp khách ngồi đúng vị trí chỗ ngồi. Sau khi đã ổn định, diễn giả hoặc các chuyên gia sẽ là người dẫn dắt nội dung theo đúng chủ đề workshop, giải đáp các thắc mắc trực tiếp từ khách mời.

Bước 4: Tổng kết workshop

Sau workshop, người điều phối sẽ thống kê lại số khách tham dự và các số liệu khác để tổng kết, đối chiếu KPI; rút ra thành công và thất bại workshop -  từ đó đưa ra báo cáo kết quả workshop đến các cấp lãnh đạo bên trên.

Trên đây là những lý giải cho câu hỏi workshop là gì và các bước để tổ chức workshop thành công mà bạn có thể tham khảo. Chúc bạn kinh doanh thành công!